P

engiriman cargo merupakan aspek yang krusial namun pelik dalam proses bisnis. Tidak hanya harus mempertimbangkan biaya dan waktu pengiriman ke pelanggan, namun juga harus memastikan bahwa pesanan tersebut dilengkapi dengan dokumen yang tepat. 

Jika tidak, Anda bisa mengalami keterlambatan atau bahkan pemberitahuan "Paket Tertahan di Bea Cukai" yang tidak diinginkan untuk pengiriman internasional.

Cara terbaik untuk menghindari masalah pengiriman adalah memastikan bahwa cargo dikirim dengan semua dokumen yang diperlukan. 

Jadi, dokumen apa saja yang perlu disertakan?

Artikel dibawah ini akan memberikan gambaran menyeluruh tentang:

  • Dokumen umum yang digunakan pada pengiriman internasional, 
  • Isi dokumen-dokumen yang perlu dicantumkan, hingga
  • Potensi biaya tambahan.

Baca sampai selesai untuk mempelajari semua tentang dokumen pengiriman paling umum untuk pengiriman domestik, internasional, dan barang berbahaya.

Apa itu Dokumen Pengiriman?

Dokumen pengiriman merupakan kumpulan dokumen penting yang diperlukan untuk pengangkutan barang dari satu lokasi ke lokasi lain. 

Dokumen ini terdiri dari catatan, formulir, dan sertifikat yang relevan, dokumen ini memberikan informasi tentang barang yang dikirim. Informasi tersebut mencakup deskripsi dan spesifikasi barang, jumlah, harga, tanggal pengiriman, alamat penerima, dan metode pengiriman.

Dokumen yang dibutuhkan bervariasi tergantung pada faktor seperti metode pengiriman, tujuan pengiriman, dan jenis barang. 

Namun, dokumen yang umumnya diperlukan melibatkan surat pengiriman, faktur komersial, daftar kemasan, dan sertifikat asal.

Karena dokumen ini menyediakan informasi tentang barang yang dikirim, tentunya dokumen ini akan membantu memastikan agar paket-paket dikirim tepat waktu dan ke alamat yang benar. 

Dokumen ini akan membantu layanan pengiriman menentukan cara routing paket dan mengirimkannya dengan cara yang paling efisien.

Selain itu, dokumen-dokumen ini juga penting dalam pengiriman internasional untuk memastikan bahwa paket mematuhi regulasi impor negara-negara yang dilalui oleh paket tersebut. 

Memastikan kelengkapan dokumen yang diperlukan dengan informasi yang benar akan menyederhanakan proses clearance bea cukai dan memungkinkan pengiriman internasional yang cepat.

Source: Freepik

Dokumen Pengiriman Internasional 

Pengiriman lintas negara atau internasional mengharuskan berbagai dokumen, dengan persyaratan khusus bergantung pada:

  • Sifat barang yang dikirim.
  • Mode transportasi yang dipilih.
  • Tujuan pengiriman.
  • Kerangka hukum dan regulasi yang rumit dari negara penerima.

Berikut adalah dokumen ekspor yang umumnya dibutuhkan di sebagian besar negara:

1. Proforma Invoice

Proforma Invoice merupakan perkiraan faktur atau dokumen tagihan awal yang dikirimkan kepada prospek internasional.

Pada dasarnya, Proforma Invoice berfungsi sebagai penawaran sebelum pembelian sebenarnya, sehingga penerima dapat menyiapkan budget dan dokumen yang diperlukan, seperti lisensi impor.

Dokumen ini menggambarkan barang yang dibeli, berat pengiriman, dan biaya transportasi terkait. 

Proforma Invoice harus mencakup rincian berikut:

  • Informasi pembeli dan penjual
  • Deskripsi barang-barang
  • Nilai barang
  • Kode Harmonized System (HS) untuk barang
  • Payment & invoice payment terms
  • Rincian pengiriman
  • Mata uang yang digunakan
  • Tanggal kadaluarsa

Baca juga: Daftar Dokumen untuk Pengiriman Barang Berat dan Kargo

2. Commercial Invoice

Sesuai dengan namanya, commercial invoice memberikan rincian tentang barang yang dijual kepada pembeli. 

Fungsinya adalah sebagai dokumen hukum antara eksportir dan pembeli internasional, invoice ini memberitahu badan pemerintah tentang nilai barang yang dikirim sehingga bea cukai dapat dihitung. 

Selain itu, commercial invoice juga digunakan dalam akuntansi, memudahkan pelacakan keuangan baik bagi pembeli maupun penjual.

Commercial invoice mirip dengan faktur pada umumnya, namun ada beberapa rincian tambahan yang penting untuk clearance bea cukai. Rincian ini meliputi:

  • Informasi pembeli dan penjual
  • Detil perusahaan pengirim
  • Informasi perbankan dan pembayaran
  • Shipping line
  • Deskripsi barang
  • Jumlah barang
  • Negara asal
  • Kode Harmonized System (HS)
  • Nilai barang
  • Berat total
  • Ketentuan pengiriman

3. Export Packing List

Export packing list adalah catatan detil yang berisi daftar komprehensif dari semua barang yang disertakan dalam pengiriman, beserta rincian penting tentang setiap barang. 

Dokumen ini tidak hanya memiliki nilai tersendiri, tetapi juga berguna untuk pembuatan dokumen-dokumen penting lainnya seperti bill of lading dan surat kredit. 

Dalam konteks pengiriman internasional, export packing list sangat penting untuk kelancaran clearance bea cukai, berfungsi sebagai dokumen dasar. 

Selain itu, dalam kasus sengketa antara pengirim dan pihak pengangkut, dokumen ini dapat dijadikan referensi.

Daftar pengemasan ekspor mencakup informasi penting, termasuk:

  • Tanggal pesanan, alamat pengiriman, dan informasi kontak
  • Inventaris detail dari barang yang dikirim
  • Daftar barang yang tidak tersedia atau kehabisan stok
  • Jumlah untuk setiap barang
  • Nomor SKU atau UPC
  • Nomor PO atau nomor slip
  • Dimensi dan berat barang
  • Jenis kemasan yang digunakan
  • Langkah-langkah keamanan

Source: Freepik

4. Certificates of Origin

Certificates of origin merupakan dokumen yang wajib untuk sebagian besar pengiriman internasional, berfungsi untuk melihat asal barang yang dikirim. 

Dokumen ini membantu menentukan apakah dokumen bea cukai tambahan diperlukan dan dapat memengaruhi bea dan pajak lainnya.

Sertifikat ini harus mematuhi ketentuan yang ditetapkan oleh aturan dan regulasi negara tujuan impor, serta memerlukan sertifikasi dari kantor konsulat.

Meskipun tidak diwajibkan oleh semua negara, beberapa negara seperti Tiongkok dan negara-negara di Uni Eropa, mensyaratkan adanya CO.

Certificates of origin harus mencakup rincian sebagai berikut:

  • Nama dan alamat pengirim
  • Nama dan alamat pembeli
  • Informasi pengangkut ekspor
  • Negara pembuatan
  • Jumlah paket
  • Tanggal ekspor
  • Deskripsi barang
  • Jumlah dan satuan ukur
  • Berat
  • Tanda tangan dari personil yang berwenang

5. Certificate of Free Sale

Juga dikenal sebagai sertifikat ekspor, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang yang dikirimkan dijual atau didistribusikan secara sah di pasar dan tidak ada pembatasan pada mereka di negara asal. 

Certificate of free sale menunjukkan bahwa barang telah disetujui oleh otoritas regulasi yang relevan dan memenuhi syarat untuk diekspor.

Dokumen ini umumnya diperlukan untuk jenis produk tertentu seperti kosmetik, produk makanan, alat medis, dan biologis.

Baca juga: Langkah-Langkah dan Syarat Dokumen Ekspor Barang ke Luar Negeri

6. Shipper’s letter of instruction

Dokumen ini berisi petunjuk khusus untuk bisa mengangkut pengiriman internasional. Umumnya dokumen ini diberikan kepada perusahaan ekspedisi, Shipper’s letter of instruction akan mencakup rincian seperti:

  • Nama dan informasi kontak pengirim/eksportir
  • Nama dan informasi kontak perusahaan ekspedisi
  • Rincian tentang barang yang dikirim
  • Berat dan dimensi barang
  • Jenis kemasan
  • Persyaratan penanganan khusus
  • Pembatasan ekspor (jika ada)
  • Jenis pengiriman
  • Informasi asuransi
  • Dokumen yang disertakan dalam pengiriman
  • Instruksi khusus untuk perusahaan angkutan atau perusahaan ekspedisi

7. Bill of Lading

Bill of lading (BOL) berfungsi sebagai dokumen ekspor yang sah antara pengirim dan pengangkut yang bertanggung jawab untuk mengirimkan barang kepada pembeli. 

Bill of Lading berisikan detail jenis produk yang dikirim, jumlahnya, dan tujuannya, serta berfungsi sebagai tanda terima setelah pengangkut mengantarkan barang.

a. Inland Bill of Lading

Surat pengangkutan darat berfungsi sebagai kontrak untuk pengangkutan barang melalui jalan, rel kereta api, atau perairan dalam negeri. 

Dokumen inland bill of lading dapat mencakup rincian seperti:

  • Deskripsi barang
  • Nilai barang
  • Negara asal
  • Tujuan
  • Persyaratan pengangkutan

b. Ocean Bill of Lading

Ocean bill of lading diperlukan untuk pengiriman yang dilakukan melintasi perairan internasional. 

Dokumen ini  berfungsi sebagai perjanjian kontrak antara eksportir atau penjual dan perusahaan pengangkutan, memastikan bahwa pembeli menerima produk, dan penjual menerima pembayaran. 

Ocean bill of lading dapat mencakup rincian seperti:

  • Deskripsi barang
  • Jumlah barang
  • Nilai komersial pengiriman
  • Tujuan
  • Petunjuk rute
  • Jenis kemasan

Source: Freepik

c. Air Waybill

Biasa disebut sebagai AWB, air waybill adalah jenis khusus dari bill of lading yang diperlukan untuk barang yang dikirim dengan pesawat.

Dokumen Ini bersifat tidak dapat dinegosiasikan dan berfungsi sebagai bukti penerimaan barang untuk perusahaan maskapai penerbangan begitu barang tiba di bandara tujuan.

Air waybill umumnya berisi informasi berikut:

  • Nama, alamat, dan nomor rekening pengirim
  • Nama, alamat, dan nomor rekening penerima
  • Nomor air waybill
  • Bandara keberangkatan
  • Bandara tujuan
  • Tanggal penerbangan
  • Nilai deklarasi
  • Rincian barang
  • Biaya yang harus dibayar kepada agen/perusahaan pengangkut

8. Formulir Barang Berbahaya

Barang berbahaya diklasifikasikan sebagai barang yang menciptakan risiko bagi kesehatan, keselamatan, dan/atau properti selama pengangkutan. 

Beberapa contoh yang jelas termasuk cairan mudah terbakar dan bahan korosif. Tetapi ada berbagai macam barang yang tidak terlalu jelas yang dianggap berbahaya dari perspektif pengiriman, termasuk baterai lithium dan bahkan krim kocok aerosol.

Jika Anda mengirimkan barang berbahaya melalui udara, kemungkinan besar Anda perlu mengisi formulir Asosiasi Transportasi Udara Internasional (IATA) yang disebut "Pernyataan Pengirim untuk Barang Berbahaya" juga. 

Jika Anda akan mengirimkannya melalui laut, kemungkinan besar Anda akan membutuhkan "Pernyataan Barang Berbahaya" dari Organisasi Maritim Internasional (IMO).

Baca juga: 8 Perusahaan Logistik di Jakarta Terpercaya 2023

Tax & Duty pada Pengiriman International

Selain memahami kompleksitas dokumen pengiriman internasional, penting untuk menyadari kemungkinan biaya tambahan yang mungkin timbul saat mengirim barang ke negara lain.

Menurut FedEx, "Tax & Duty dikenakan untuk menghasilkan pendapatan dan melindungi industri lokal; hampir semua pengiriman internasional tunduk pada Tax & Duty oleh pemerintah negara impor. Pejabat bea cukai menilai tugas dan pajak berdasarkan informasi yang tercantum pada label pengiriman, Faktur Komersial, dan dokumen relevan lainnya."

Tax & Duty dihitung berdasarkan beberapa faktor, termasuk nilai produk, deskripsi produk, perjanjian perdagangan, dan negara pembuatan produk. Biasanya, pembayaran Tax & Duty  menjadi syarat utama untuk melepaskan pengiriman Anda kepada penerima yang dituju.

Tax & Duty yang mungkin Anda temui (dan mungkin harus dibayar) antara lain:

  • Pajak Barang dan Jasa (GST)
  • Pajak Pertambahan Nilai (VAT)
  • Pajak Harmonisasi (HST)
  • Pajak Penjualan Provinsi (PST)

Kalkulator Bantuan Pengiriman Internasional FedEx menyediakan cara yang mudah untuk menghitung tugas dan pajak yang mungkin harus Anda bayar.

Kesimpulan

Memperluas bisnis internasional dapat secara signifikan meningkatkan keuntungan dan memperluas basis pelanggan Anda. 

Namun, banyak penjual mungkin menemukan proses pengiriman internasional membingungkan, terutama mereka yang baru mengenal e-commerce. 

Membangun pemahaman dasar tentang dokumen yang diperlukan dan perannya dalam kerangka pengiriman internasional sangat penting untuk pengalaman pengiriman lintas batas yang lancar.

Urusan pengiriman internasional kini jadi lebih mudah karena Anda bisa memesan cargo via internet. Cukup hubungi asisten ABC Express, Anda bisa langsung pesan pengiriman yang Anda butuhkan via WhatsApp.

Hubungi ABC Express Tim kami siap menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki dan mengirimkan barang Anda.

Di posting pada 
Dec 11, 2023

Selanjutnya di 

Ekspor Impor

Lihat semua

Join Our Newsletter and Get the Latest
Posts to Your Inbox

No spam ever. Read our Privacy Policy
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.